Startup : papeterie, comment bien gérer le papier dans une entreprise ?

Quels réflexes a-t-on déjà adoptés et quels sont ceux qu’il reste à considérer afin de moins dépenser dans la gestion du papier en entreprise ?

Feuilles de papier Photo DR
Feuilles de papier
Photo DR

Focus sur la gestion du papier en entreprise

Pas facile de gérer le papier d’une entreprise. Entre impressions utiles et inutiles, impressions personnelles, papier jeté à la poubelle par réflexe et autre, les stocks s’épuisent rapidement. Heureusement les progrès de l’époque font que certains gaspillages disparaissent au fur et à mesure. En tête de file, internet, sa messagerie instantanée et ses moyens de stockage qui ont rendu bien des impressions superflues !

Utilisation du papier : les bons réflexes déjà pris

L’achat de papier adapté à son utilisation est déjà un bon point. Budgétisez avant de vous rendre en papeterie ! Est-ce que votre consommation vient de l’impression de dossiers ? Des notes ? D’une mauvaise façon de gérer ce qui est acheté ? Ensuite, vous pouvez vous rendre sur les sites d’une papeterie en ligne comme Maxiburo pour acheter des quantités adaptées au besoin de votre entreprise.

Comme dit ci-dessus, internet est un progrès dans l’économie de feuilles. L’utilisation des mails et des messageries instantanées a fait disparaitre un gâchis papier monumental, en remplaçant notamment les mémos aussi éphémères que dispensables. Idem pour la communication de dossiers : on utilise beaucoup plus Word et les PDF, bien plus écologiques. Les présentations aussi, dans lesquelles le PowerPoint a remplacé la distribution de dossiers à chaque personne présente.

Le stockage dématérialisé est aussi un excellent réflexe : essayer de photocopier et de garder tout sur clé USB ou autre support amovible plutôt que sur des feuilles qui vont s’éparpiller, tomber et se perdre, signifiant une réimpression des feuilles manquantes, et tant qu’on y est, pourquoi pas ? Du dossier entier ! Il est très facile d’en acheter un nombre confortable en grande surface ou en papeterie pour les distribuer à ses employés ensuite.

Les bons réflexes présents, mais pas assez popularisés

Dans le même ordre d’idée, les solutions de Cloud, bien que pas encore adoptés partout, contribuent à leur échelle à la non-utilisation du papier. Aussi, l’utilisation d’un calendrier affiché pour signaler les dates importantes vaut mieux que d’utiliser la moitié d’un bloc-notes pour parler à tout le monde, fourniture qui s’achète encore une fois très facilement en papeterie.

Ce qui reste à faire pour mieux gérer le papier en entreprise

Tout n’est pas encore fait dans le domaine. Si plus haut on félicitait l’utilisation des écrans pour ne pas utiliser les feuilles qui deviennent une denrée précieuse, trop de personnes encore ont tendance à imprimer tout ce qu’on leur donne à lire sur écran « parce que sinon ça fait mal aux yeux ». Une habitude à bannir. Aussi, avant une réunion, lorsque l’organisateur de la réunion veut donner un dossier à chaque personne présente, il va en prévoir plus que le nombre de participants, « au cas où ». Ce « cas où » est un gaspillage monumental par mois pour les firmes qui doivent sans cesse se réapprovisionner en papeterie. Cette manière de faire peut être évitée en prévoyant le plus exactement possible le nombre de présents.

Affichez plutôt que de distribuer ! Si tous les employés prennent l’habitude de regarder le tableau d’affichage une fois par jour, ce sera aussi efficace que de distribuer un tract à chaque personne et une économie de papier monumentale. Un simple bloc-notes posé à côté du tableau suffira à afficher ce que vous souhaitez, à côté du calendrier.

En bref : n’imprimez que ce dont vous avez besoin ! Cherchez à faire comprendre que réimprimer un dossier complet quand on en a perdu une feuille n’est pas nécessaire, voire qu’imprimer un dossier entier de 200 pages quand 10 ou 11 pages suffiraient pour l’utilisation qu’on en a est grandement préférable, quitte à annoncer que les réapprovisionnements à la papeterie seront plus espacés pour inciter à l’économie. Si ce n’est pas déjà fait, pensez à faire adopter le drive ou le cloud à votre entreprise afin de réduire encore l’utilisation intempestive de papier. En moyenne, on en consomme environ 70 à 85 kg par an et par employé. Et même malgré la dématérialisation qui continue de progresser, la consommation mondiale a augmenté de 4% par an.

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